Como planejar um evento educacional

Pode ser considerado um evento qualquer acontecimento com um interesse especial, seja um espetáculo, palestra, competição, etc... Qualquer ação com o objetivo de atrair e se relacionar com o público alvo.

Para que se tenha um evento de sucesso é prioritário se planejar da melhor forma possível, reunindo todas as informações necessárias, pois os eventos educacionais engloba diversas tarefas durante a fase de planejamento.

E se você está atuando como organizador de eventos educacionais é necessário que você saiba como planejar todas essas tarefas para obter sucesso em seu evento.

O organizador do evento não precisa ter necessariamente uma formação específica, a ação pode ser realizada por um profissional de qualquer área, desde que esteja preparado, com informações e experiência de atuação no ramo de eventos educacionais.

O produtor de eventos deve ser ágil na divulgação, para garantir que a data e o tema do evento seja disseminado para o público alvo com antecedência.

Ao planejar um evento educacional é necessário levar em consideração a expectativa dos participantes do evento, para que sejam desenvolvidas atividades a fim de atendê-las.

Existem diversos tipos de ventos que podem ser realizados no âmbito educacional, basta se planejar e escolher o modelo que corresponde aos seus objetivos. Saber escolher o tipo certo de evento é crucial para o sucesso do evento, conheças alguns modelos.

Tipos de eventos educacionais

evento educacional

Seminários

Comum no meio educacional, os seminários são regidos por um palestrante e é dividido em três momento.

Exposição: Onde o palestrante expõe o tema e suas ideias.

Discussão: O palestrante dá voz aos participantes para que eles possam opinar e agregar o conhecimento mútuo.

Conclusão: Encerramento da palestra.

Os seminários têm o objetivo de fomentar discussão sobre determinado tema, incentivando o aprendizado, troca de informações e experiências.

Curso

Provavelmente você já deve ter feito algum curso, certo? Então, o curso é um tipo de evento que tem o intuito de levar o aprendizado aos participantes, através de aulas com profissionais qualificado.

Poder ser teóricos, práticos ou teóricos e práticos, podendo ter curta ou longa duração.

Palestra

Assim como cursos, você também já deve ter ido em uma palestra e se lembrar daquele palestrante que te inspirou e mudou a forma como você enxergava determinado tema.

As palestras costumam ser conduzidas por profissionais de determinada área para falar sobre o tema proposto em relação às suas experiências, normalmente com liberdade para perguntas do público aos finais.

Workshop

O workshop é uma maneira de aprendizagem através da prática, geralmente regido por um profissional da área. O workshop pode ser aplicado dentro de outros eventos, ou como um evento autônomo.

Ex: “ Workshop de planejamento acadêmico” dentro de um evento em uma faculdade.

Atividades que devem ser realizadas para um evento de sucesso

A realização de eventos pode ser realizada em 3 fases: Pré-evento, Evento e Pós-evento. Confira abaixo as atividades que devem ser realizadas em casa fase.

Pré evento

O pré evento são as etapas que devem ser definidas antes do evento, como planejamento, escolha do tipo de evento, são as etapas fundamentais para a realização do evento.

Planejamento

  • Principal objetivo do evento
  • Definição da persona certa para seu evento
  • Escolha do tema central
  • Data do evento
  • Local do evento

Infraestrutura

  • Equipamentos de som e iluminação
  • Montagem de stands
  • Decoração
  • Transporte de convidados
  • Alimentação
  • Criação da identidade visual
  • Organização da comunicação interna
  • Definição dos patrocinadores
  • Definição da programação
  • Escolha dos temas da palestra
  • Escolha dos fornecedores

Venda de ingressos

  • Definição dos valores
  • Data para iniciar as vendas
  • Escolha das datas e viradas de lote
  • Definição dos tipos de ingressos que serão vendidos
  • Definição e distribuição de entradas gratuitas
  • Canais de venda

Divulgação

  • Definição da mídias para divulgação do evento
  • Definição das métricas que serão acompanhadas
  • Produção de conteúdo para divulgação
  • Definição do calendário de postagens
  • Definição da verba e campanhas nas redes sociais

Durante o evento

Esta etapa tem início a partir do momento em que os responsáveis iniciam a montagem do local que acontecerá o evento, é a que requer maior nível de  acompanhamento e supervisão.

Credenciamento

  • Organização do credenciamento e controle de acesso
  • Entrega de crachás

Comunicação com participantes

  • Ações e ferramentas para gerar networking
  • Captação de contato para expositores
  • Pesquisa de satisfação
  • Notificação sobre avisos e informações do evento

Comunicação interna

  • Conferir os rádios da comunicação interna
  • Definir responsáveis pela gestão de problemas
  • Garantir que os colaboradores do evento estejam presentes

Ajustes finais

  • Confira de todos os expositores estão com tudo que precisam
  • Equipe para pós evento (desmontagem e limpeza)

Pós evento

Esta etapa é tão importante quanto as outras, pois no pós evento são analisados e expostos os resultados do evento educacional realizado.

Primeiras ações

  • Prestação de contas
  • Solicitar feedback
  • Atualizar informações nas mídias
  • Avaliar fornecedores
  • Revisar briefing

Análise de resultados

  • Analise as métricas do evento
  • Entenda como melhorar a captação dos participantes
  • Elaborar os relatórios de resultados

Agora que você sabe como planejar um evento educacional, coloque as dicas em prática e obtenha sucesso em seu evento!

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Como planejar um evento educacional


Pode ser considerado um evento qualquer acontecimento com um interesse especial, seja um espetáculo, palestra, competição, etc… Qualquer ação com o objetivo de atrair e se relacionar com o público alvo.


Para que se tenha um evento de sucesso é prioritário se planejar da melhor forma possível,  reunindo todas as informações necessárias, pois os eventos educacionais engloba diversas tarefas durante a fase de planejamento.


E se você está atuando como organizador de eventos educacionais é necessário que você saiba como planejar todas essas tarefas para obter sucesso em seu evento.


O organizador do evento não precisa ter necessariamente uma formação específica, a ação pode ser realizada por um profissional de qualquer área, desde que esteja preparado, com informações e experiência de atuação no ramo de eventos educacionais.


O produtor de eventos deve ser ágil na divulgação, para garantir que a data e o tema do evento seja disseminado para o público alvo com antecedência.


Ao planejar um evento é necessário levar em consideração a expectativa dos participantes do evento, para que sejam desenvolvidas atividades a fim de atendê-las.


Existem diversos tipos de ventos que podem ser realizados no âmbito educacional, basta se planejar e escolher o modelo que corresponde aos seus objetivos. Saber escolher o tipo certo de evento é crucial para o sucesso do evento, conheças alguns modelos.


Seminários


Comum no meio educacional, os seminários são regidos por um palestrante e é dividido em três momento.


Exposição: Onde o palestrante expõe o tema e suas ideias.


Discussão: O palestrante dá voz aos participantes para que eles possam opinar e agregar o conhecimento mútuo.


Conclusão: Encerramento da palestra.


Os seminários têm o objetivo de fomentar discussão sobre determinado tema, incentivando o aprendizado, troca de informações e experiências.


Curso


Provavelmente você já deve ter feito algum curso, certo? Então, o curso é um tipo de evento que tem o intuito de levar o aprendizado aos participantes, através de aulas com profissionais qualificado.


Poder ser teóricos, práticos ou teóricos e práticos, podendo ter curta ou longa duração.


Palestra


Assim como cursos, você também já deve ter ido em uma palestra e se lembrar daquele palestrante que te inspirou e mudou a forma como você enxergava determinado tema.


As palestras costumam ser conduzidas por profissionais de determinada área para falar sobre o tema proposto em relação às suas experiências, normalmente com liberdade para perguntas do público aos finais.


Workshop


O workshop é uma maneira de aprendizagem através da prática, geralmente regido por um profissional da área. O workshop pode ser aplicado dentro de outros eventos, ou como um evento autônomo.


Ex: “ Workshop de planejamento acadêmico”  dentro de um evento em uma faculdade.


A realização de eventos pode ser realizada em 3 fases: Pré-evento, Evento e Pós-evento. Confira abaixo as atividades que devem ser realizadas em casa fase.


No pré-evento, é feito o planejamento do evento, onde devem ser levantadas todas as atividades que devem ser realizadas para que o evento aconteça da melhor forma possível.


Atividades que devem ser realizadas no pré evento


Planejamento


  • Principal objetivo do evento

  • Definição da persona certa para seu evento

  • Escolha do tema central

  • Data do evento

  • Local do evento


Infraestrutura


  • Equipamentos de som e iluminação

  • Montagem de stands

  • Decoração

  • Transporte de convidados

  • Alimentação

  • Criação da identidade visual

  • Organização da comunicação interna

  • Definição dos patrocinadores

  • Definição da programação

  • Escolha dos temas da palestra

  • Escolha dos fornecedores


Venda de ingressos


  • Definição dos valores

  • Data para iniciar as vendas

  • Escolha das datas e viradas de lote

  • Definição dos tipos de ingressos que serão vendidos

  • Definição e distribuição de entradas gratuitas

  • Canais de venda


Divulgação


  • Definição da mídias para divulgação do evento

  • Definição das métricas que serão acompanhadas

  • Produção de conteúdo para divulgação

  • Definição do calendário de postagens

  • Definição da verba e campanhas nas redes sociais


Atividades que devem ser realizadas durante o evento


Credenciamento


  • Organização do credenciamento e controle de acesso

  • Entrega de crachás

 

Comunicação com participantes


  • Ações e ferramentas para gerar networking

  • Captação de contato para expositores

  • Pesquisa de satisfação

  • Notificação sobre avisos e informações do evento


Comunicação interna


  • Conferir os rádios da comunicação interna

  • Definir responsáveis pela gestão de problemas

  • Garantir que os colaboradores do evento estejam presentes


Ajustes finais


  • Confira de todos os expositores estão com tudo que precisam

  • Equipe para pós evento (desmontagem e limpeza)


Atividades a serem realizadas pós evento


Primeiras ações


  • Prestação de contas

  • Solicitar feedback

  • Atualizar informações nas mídias

  • Avaliar fornecedores

  • Revisar briefing


Análise de resultados


  • Analise as métricas do evento

  • Entenda como melhorar a captação dos participantes

  • Elaborar os relatórios de resultados


Agora que você sabe como planejar um evento educacional, coloque as dicas em prática e obtenha sucesso em seu evento!

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